Du 27.12.2024 au 26.01.2025
La Direction Générale Adjoint Attractivité du Territoire recherche
1 Assistant(e) de Direction Générale (H/F)
Sur le grade de Rédacteur (Réf. 5074)
| MISSIONS |
Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vous assurez un rôle support en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.
A ce titre, vos missions sont les suivantes :
Gestion administrative :
- Vous rappelez les informations importantes et assurez la transmission des messages.
- Vous recevez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers mails en qualifiant les sollicitations.
- Vous anticipez et mettez à disposition tous les documents nécessaires à la tenue des réunions quotidiennes du DGA.
- Vous réceptionnez, relisez (visa du DGA) et enregistrez le courrier reçu dans le logiciel ELISE et le répartissez.
Organisation et planification :
- Vous organisez l’agenda et organisez les déplacements.
- Vous élaborez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant réunion.
- Vous participez ponctuellement aux réunions et rédigez des comptes rendus.
- Vous gérez la logistique liée aux réunions, réservez des salles, envoyez les convocations, etc.
- Vous vous assurez que les services mettent en œuvre les directives dans les délais impartis.
Mission d’accueil :
- Vous assurez un accueil physique et téléphonique.
- Vous renseignez les interlocuteurs et relayez les informations auprès des services.
- Vous adaptez votre discours en fonction de votre interlocuteur et gérez des situations conflictuelles.
Travaux de secrétariat :
- Vous rédigez, mettez en forme et envoyez tous types de courriers et documents.
- Vous réalisez la saisie de documents dans le logiciel Posactes, assurez un suivi des dossiers de la DGA et vous vérifiez leur complétude.
- Vous organisez le classement et l’archivage des dossiers et courriers et effectuez de la recherche de documentation.
Par ailleurs, vous êtes référent(e) des assistantes de direction de la DGA en animant et contrôlant les actions. Enfin, vous avez un rôle de correspondant RH par la réalisation de convocations, la transmission d’évaluations, la réalisation et le suivi des congés dans le logiciel INCOVAR.
| CONDITIONS D’EXERCICE |
Confidentialité/ Polyvalence des tâches / Disponibilité / Travail en équipe
| PROFIL ATTENDU |
Vous êtes titulaire à minima d’un diplôme type BAC, de préférence d’un BAC+2. Vous disposez de connaissances dans les procédures administratives et êtes à l’aise avec les outils informatiques. Vous disposez de bonnes techniques rédactionnelles et avez un bon niveau d’orthographe. Avoir des notions en finances publiques et dans le statut de la fonction publique territoriale sera un avantage pour ce poste.
Justifier d’expériences en assistanat de direction est souhaité pour la prise de fonction. Une expérience en collectivité territoriale sur poste similaire ainsi qu’une maîtrise de l’anglais seront appréciées.
Vous appréciez le travail en équipe. Rigoureux et réactif dans votre quotidien, vous êtes autonome dans votre gestion des priorités. Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation. Résistant au stress, vous opérez un devoir de discrétion et de confidentialité.
Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle
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en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5074) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d’emplois), avant le 26/01/2025.